Je privacy wordt door ons gerespecteerd. Tandartspraktijk Stammen streeft ernaar om je privacy zo goed mogelijk te waarborgen en zal vertrouwelijk omgaan met de informatie die je bij ons aanlevert. Bij de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy in acht. In deze privacyverklaring informeren wij je over de wijze waarop wij met jouw gegevens omgaan. In deze privacyverklaring kunt informatie vinden over:
- de gronden waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken [1];
- de categorieën persoonsgegevens die wij van je verwerken;
- de doeleinden op grond waarvan wij jouw persoonsgegevens verwerken;
- of wij jouw persoonsgegevens aan derden verstrekken;
- hoelang wij je persoonsgegevens bewaren;
- op welke wijze wij jouw persoonsgegevens beveiligen;
- welke privacyrechten je als werknemer of sollicitant hebt;
1. Grondslag voor gegevensverwerking
Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van je verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken jouw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht (bijvoorbeeld het afdragen van belastingen of voldoen aan de identificatieplicht) voor een gerechtvaardigd belang (je bent bijvoorbeeld met ons in een juridische procedure verwikkeld, zoals een ontslagprocedure), een vitaal belang (een noodsituatie, zoals een ongeval of aandoening) of je hebt duidelijk en ondubbelzinnig toestemming gegeven voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens.
2. Categorieën persoonsgegevens en doeleinden van de verwerking
Voor het aangaan of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst hebben wij persoonsgegevens van je nodig. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
3.a Je bent sollicitant
- jouw achternaam, voornamen, initialen, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke communicatie zoals bijvoorbeeld jouw e-mailadres;
- nationaliteit en geboorteplaats;
- jouw bankrekeningnummer, indien wij een vergoeding verstrekken voor de reiskosten die je maakt in verband met de sollicitatieprocedure;
- gegevens over de door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
- gegevens over de functie binnen onze praktijk waarnaar je solliciteert;
- gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige dienstverband en gegevens over de beëindiging daarvan;
- gegevens over de aard en inhoud van vorige dienstverbanden en beëindiging daarvan;
- andere gegevens die met het oog op het vervullen van de functie die door jou zijn verstrekt of van jou bekend zijn;
- andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
3.b Doeleinden gegevensverwerking
Wij hebben deze gegevens van jou nodig om te beoordelen of je geschikt bent voor een functie die beschikbaar is of kan komen binnen onze praktijk, de afhandeling van de door jou gemaakte onkosten met betrekking tot de sollicitatieprocedure, interne controle en bedrijfsbeveiliging, het laten uitvoeren van een aanstellingskeuring of uitvoering of toepassing van een wet.
4.a Je bent werknemer
Bovenstaande gegevens verwerken wij ook als je bij ons in de praktijk werkzaam bent. Daarnaast verwerken wij extra persoonsgegevens:
- jouw bankrekeningnummer voor uitbetaling van het salaris;
- gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden plaatsvinden (bijvoorbeeld een tijdregistratiesysteem);
- gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
- gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op arbeidsomstandigheden (bijvoorbeeld de vaccinatiestatus hepatitis B);
- gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij ook gaan om gegevens over jouw gezinsleden of voormalige gezinsleden;
- gegevens met het oog op (het organiseren van) jouw beoordeling of begeleiding, voor zover deze gegevens bij jou bekend zijn;
- gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
- gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura;
- gegevens met betrekking tot vaststelling van pensioen en het berekenen, vastleggen en innen van pensioenpremies
- gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
- foto’s op de website www.tandartsheteren.nl
- kopieën diploma’s in de diplomagalerij in de hal
4.b Doeleinden gegevensverwerking
Wij hebben deze gegevens nodig voor het uitvoeren van de personeelsadministratie/salarisadministratie, het verstrekken van uitkeringen bij ontslag en in het kader van pensioen en vervroegde uittreding. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
- het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
- de behandeling van personeelszaken;
- het vaststellen en doen uitbetalen van jouw salaris;
- het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van het dienstverband,;
- jouw opleiding;
- bedrijfsmedische zorg/bedrijfsmaatschappelijk werk;
- de verkiezing van de leden van een bij wet geregeld medezeggenschapsorgaan;
- de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
- de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
- het opstellen van een lijst van verjaardagen en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
- het verlenen van ontslag;
- de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud- personeelsleden;
- het innen van vorderingen (en overdracht aan derden);
- het behandelen van geschillen en het uitoefenen van accountantscontrole;
- jouw tijdelijke tewerkstelling op een andere praktijklocatie of een ander onderdeel van groep van bedrijven waarmee wij zijn verbonden;
- het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
- vaststelling van de hoogte van jouw pensioenaanspraken en het berekenen, vastleggen en innen van pensioenpremies vastgelegd;
- de uitvoering of toepassing van een andere wet.
5. Gevolg niet verstrekken persoonsgegevens
Het niet verstrekken van persoonsgegevens kan ertoe leiden dat wij je niet in dienst kunnen nemen of wij je niet kunnen aanmelden voor bepaalde diensten/voorzieningen. Denk hierbij aan het aanmelden bij het Pensioenfonds Zorg en Welzijn of een collectieve verzekering.
6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in beginsel alleen voor onze eigen bedrijfsvoering in het kader van de sollicitatieprocedure en (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens alleen voor de doeleneinden waarvoor deze persoonsgegevens door ons zijn verkregen. In sommige gevallen is het echter nodig om uw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan de volgende derden:
- salarisadministrateur;
- de bedrijfsarts en/of arbo-arts;
- Pensioenfonds Zorg en Welzijn (indien van toepassing);
Met deze derden sluiten wij, indien noodzakelijk, verwerkingsovereenkomsten. In deze overeenkomsten maken wij afspraken over de wijze waarop er met jouw persoonsgegevens moet worden omgaan.
Tandartspraktijk Stammen maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens of met toepassing van profilering.
7. Bewaartermijnen
Wij zullen jouw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
- Boekhoudkundige en administratieve gegevens: 7 jaren;
- Loonbelastingverklaring: 5 jaren na het kalenderjaar dat je uit dienst bent getreden;
- Kopie identiteitsbewijs: 5 jaren na het kalenderjaar dat je uit dienst bent getreden;
- Gegevens van sollicitanten: 4 weken ;
8. Beveilingsmaatregelen
Om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen hebben wij passende beveiligingsmaatregelen getroffen. De gegevens worden bewaard op een plaats waartoe andere personeelsleden geen toegang hebben. Back up gegevens worden uitsluitend in Nederland bewaard via KPN Backup Online.
9. Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten die je kunt uitoefenen:
- Recht op inzage/kopie: inzage in jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld jouw personeelsdossier, behalve persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende en/of anderen). Je hebt ook recht op een kopie van jouw persoonsgegevens;
- Recht op rectificatie: het recht om onjuist verwerkte persoonsgegevens te corrigeren, bijvoorbeeld in jouw personeelsdossier;
- Recht op verwijdering: het recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens (LET OP: wij hoeven geen gehoor te geven aan jouw verzoek indien wij de persoonsgegevens moeten bewaren op grond van een wettelijke plicht, een gerechtvaardigd belang hebben of de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst);
- Recht op beperking: het recht om verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
- Recht van bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens;
- Toestemming intrekken: indien je toestemming hebt gegeven voor verwerking van bepaalde persoonsgegevens, kun je deze toestemming ten alle tijden intrekken;
- Klachtrecht: een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens (Adres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).
Indien je ontevreden bent over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je telefonisch contact met ons op nemen op het telefoonnummer: 026-4722606. Indien je gebruik wilt maken van bovenstaande rechten, kun je ook een e-mail sturen naar mw. M. Stammen: gegevens@tandartsheteren.nl. Je kunt het verzoek ook per post verzenden naar het adres De Rauwendaal 25, 6666 BX Heteren.
Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op jouw verzoek te reageren.
10. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen aan jou worden medegedeeld. Deze zal op Google Drive verschijnen en op de website www.tandartsheteren.nl.
11. Onze contactgegevens
Heb je nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacyverklaring? Neem hiervoor contact met ons op via de onderstaande contactgegevens:
Mw. M. Stammen
Tandartspraktijk Stammen
De Rauwendaal 25
6666 BX Heteren
026-4722606
[1] Verwerken houdt in alle handelingen die wij als (potentieel) werkgever uitvoeren met jouw persoonsgegevens. Denk hierbij aan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.